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Strategisches kommunales Immobilienmanagement

Der Deloitte-Studie „Municipal Real Estate – Comparing Public Real Estate Management in European Cities“ zeigt, dass in den meisten europäischen Ländern die öffentlichen Einrichtungen die größten Immobilienbesitzer und -betreiber sind. Jedoch sind sie nicht immer in der Lage, ihre Immobilienportfolien professionell zu managen. Deswegen haben zwei der untersuchten Städte in Westeuropa ihre Aktivitäten hierzu zentralisiert: das niederländische Rotterdam und das westfälische Münster. Zahlreiche andere Städte und Gemeinden, darunter Paris und Bordeaux, haben entsprechende Projekte in Angriff genommen – Zentralisierung der Immobilienkompetenz und Outsourcing von nicht betriebsnotwendigen Aktivitäten gehören zu den Trends beim kommunalen Immobilienmanagement. Auch haben einige europäische Länder Maßnahmen für ein wirksameres Gebäudemanagement getroffen. Der Report beleuchtet die Situation in 15 europäischen Städten in neun Ländern. Durchschnittlich verfügen diese über ein Immobilienportfolio im Wert von 2,6 Mrd. Euro pro 1 Mio. Einwohnern.

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„Die Umsetzung einer Immobilienstrategie, sowie die operative Verwaltung und Bewirtschaftung von kommunalen Immobilien stellen die Verantwortlichen vor allem wegen der unterschiedlichen Zuständigkeiten und der daraus resultierenden Intransparenz vor große Herausforderungen. Dies zeigt sich insbesondere darin, dass ein Teil der angefragten Kommunen die für die Studie erforderlich Daten gar nicht oder in nicht ausreichendem Umfang zur Verfügung stellen konnte“, kommentiert Michael Müller, Partner und Industry Leader Real Estate bei Deloitte.

Fragmentierte Zuständigkeiten als Effizienzbremse
Ein professionelles und effizientes kommunales Immobilienmanagement steckt noch in den Kinderschuhen – mit signifikanten Unterschieden von Land zu Land und Region zu Region. So scheitern heute viele Kommunen bereits an der vollständigen Erfassung ihrer Portfolio-Daten. Zudem ist die Verwaltung meist stark fragmentiert und ohne zentrales Steuerungselement. In nahezu allen Kommunen sind die fehlende Kommunikation und Harmonisierung zwischen den zuständigen Behörden die größten Hindernisse für eine effiziente Verwaltung des Immobilienportfolios. Auch bei der IT, die für ein zeitgemäßes Immobilienmanagement eine zentrale Rolle spielt, besteht noch Optimierungspotenzial.

Best Practice der untersuchten Städte: Rotterdam und Münster
Lediglich zwei der untersuchten Städte verfügen über eine zentrale Steuerungsstelle des Immobilienmanagements, Rotterdam und Münster. Hier hat man erkannt, dass das stadteigene Immobilienportfolio attraktiv für Investoren und Unternehmen ist. Die zentrale Immobiliengesellschaft der Stadt Münster nimmt Steuerungs- und Kontrollaufgaben wahr und entwirft Nutzungsszenarien für die Zukunft. Insgesamt sind aber die Zuständigkeiten in Deutschlands Kommunen für den Immobilienbereich noch stark fragmentiert, z.B. die Verantwortlichkeiten bei Krankenhäusern, Schulen oder sozialem Wohnungsbau. Jedoch steht der Wandel vielerorts bereits auf der Agenda – unterstützend kann hier das neue kommunale Haushaltsrecht wirken. Zu mehr Effizienz im Gebäudemanagement können zudem Konzepte für eine Optimierung der Energiebilanz öffentlicher Gebäude (wie z.B. das Building-Retrofit Konzept) beitragen.

Mit Rotterdam verfügen die Niederlande ebenfalls über eine Stadt mit Vorbildfunktion im Immobilienmanagement. Im Allgemeinen weisen die niederländischen kommunalen Verwaltungen einen hohen Funktionalitäts- und Integrationsgrad bei der Verwaltungsorganisation auf. Eine entsprechende Zentralisierung des Immobilienmanagements erhöht u.a. die Kosteneinsparungspotenziale und fördert die zeitnahe Durchführung von notwendigen Sanierungsarbeiten.

Dezentralisierung von Immobilienverantwortlichkeiten in Frankreich
In den letzten Jahren kam es in Frankreich zu einer Umverteilung der Verantwortlichkeiten und Ressourcen zwischen den öffentlichen Einrichtungen. So haben beispielsweise die Departments und Städte die Verantwortlichkeit für den sozialen Wohnungsbau von den zentralstaatlichen Einrichtungen übernommen. Diese lokalen Strukturen sind nun für die (lokale) Wohnungspolitik und deren Implementierung verantwortlich.

„Für die erfolgreiche Umsetzung eines kommunalen Immobilienmanagements kommt es stark auf ein Denken in Rollen, Prozessen und Verantwortlichkeiten an. Darüber hinaus sollten sämtliche Immobilienportfoliodaten zentral für die Entscheidungsträger verfügbar sein. Um im kommunalen Immobilienmanagement erfolgreich zu werden, sollten die Kommunen den Zentralisierungsprozess ihres Immobilienmanagements Schritt für Schritt fokussiert vorantreiben“, schließt Michael Müller.