Projektentwicklung - Frühphase besser nutzen

Beim Bau gilt: In einer gründlichen Vorbereitung vor Planungsbeginn liegt ein Schlüssel für den späteren Erfolg. Die frühen Phasen eines Projekts sind fast immer entscheidend, bekanntlich nimmt die Beeinflussbarkeit eines Vorhabens über die Projektdauer ab. In der Praxis wird dies jedoch nach wie vor nicht ausreichend gewürdigt.

Vergabe als Beispiel
Ein Beispiel dafür, wie Chancen verschenkt werden, wenn in der Frühphase keine ausreichende Vorbereitung erfolgt, ist die Vergabe von öffentlichen Bauaufträgen. Hier wird oft mit standardisierten Verträgen gearbeitet, die im Vorfeld nicht ausreichend reflektiert und angepasst werden. Juristisch mögen die Verträge einwandfrei sein. Doch lassen sie oft wichtige Instrumente für die spätere Kontrolle vermissen. Der Projektsteuerer, der Kosten und Termine für den Bauherrn kontrollieren soll, braucht Zugriffsrechte auf die Beteiligten, um seiner Funktion nachkommen zu können. Sind die Verträge in dieser Hinsicht lückenhaft, bleibt der Projektsteuerer zahnlos. Im Übrigen entscheidet auch die Art der Vergabe (Einzelvergabe versus Generalunternehmer) je nach Konstellation erheblich über Erfolg oder Misserfolg eines Projekts mit. Die Wahl einer für ein Projekt adäquaten Vergabeart inklusive solcher Verträge, die eine spätere Steuerung zulassen, muss zu Beginn eines Projekts erfolgen – das liegt eigentlich auf der Hand. Dennoch werden Projektsteuerer oft erst dann eingeschaltet, wenn Architektenwettbewerbe und Vergabe bereits erfolgt sind. Die Rahmenbedingungen für ihre Arbeit stehen dann bereits fest, und oft sind sie ungenügend.

Kalkulation als Beispiel
Auch mit Blick auf die Kalkulation wird die Bedeutung der Frühphase eines Projekts deutlich: So haben viele Bauherrn das Thema Kosten schon vor Beginn der Planung nicht im Griff – weil unterschiedliche Personen oder Abteilungen beim Bauherrn die projektierten Kosten unterschiedlich interpretieren. Wenn eine Summe festgelegt ist, ist dann die Rede von den gesamten Projektkosten, vom Baubudget oder von den Baukosten? Sind interne Kosten dabei berücksichtigt? In welchem Umfang sind bereits Reserven für Projektrisiken beispielsweise für Nachträge enthalten? Der Punkt, sich Klarheit über die zu investierende Summe zu machen, mag banal klingen. Wäre in der Praxis aber tatsächlich ein ausreichen - des Maß an Transparenz und Verständnis über die Kosten vor - handen und darüber, wie sie sich auf die einzelnen Beteiligten aufteilen, wäre in manchem Fall klar: Man kann sich ein Projekt eigentlich nicht leisten. Es müsste von vorneherein umgeplant werden.

Fazit
Die Lösung für komplexe Bauaufgaben kann simpel sein: Einen größeren Schwerpunkt auf eine intensive, strategisch ausgerichtete Arbeit in der Frühphase eines Projekts zu legen. Bauherren sollten ihrem Projektsteuerer die Möglichkeit geben, den Rahmen für eine erfolgreiche Arbeit von Anfang an mitzugestalten.