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Hausverwalter besprechen Entwicklung der Branche

Exzellente Branchenkenntnis und ein visionärer Blick auf die Branche vereint die Hausverwalter, die sich erstmals bei der Kölner FlowFact AG, Hersteller von CRM-Software und Marktführer im Bereich immobilien- wirtschaftlicher Kundenbeziehungen, trafen. Ziel des ersten Experten-Treffens der Immobilienverwalter war ein Austausch über die Weiter-entwicklung der Branche sowie der konkreten, EDV-gestützten Arbeitsmethoden. Vor allem die Entwicklung standardisierter und effektiver Werkzeuge für die Verwaltung von Mietern und Eigentümern – etwa Kontaktmanagement, internes Controlling, Beschwerde- und Reparaturauftragsmanagement – stand im Fokus des Treffens.

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Sammlung bisheriger Benefits für Hausverwalter
Rund 80% bis 90% der gesamten Arbeitszeit im Bereich Hausverwaltung fallen für nicht-zahlenwirtschaftliche Abläufe an. Um so wichtiger ist der Einsatz eines effizienten Instrumentes zur Unterstützung erfolgreicher Beziehungen zu Eigentümern und Mietern. Hier greift die Hausverwalter-Edition von FlowFact Immobilien CRM, deren bisherige Benefits beim Expertentreffen erläutert wurden. Dazu gehören insbesondere Aspekte, die eine immense Zeit- und Kostenersparnis ausmachen: ein integriertes Dokumenten- und Archivierungsmanagement, das Suchzeiten erheblich vermindert, die Abwicklung der kompletten internen und externen Kommunikation und die Abbildung vollständiger Historien, also aller Telefonate, Briefe, E-Mails und anderer Aktivitäten. Diese sind jedem Eigentümer, Mieter und Objekt hinterlegt und garantieren, dass die Auskunft zum jeweiligen Sachstand schnell und kompetent gegeben werden kann.

Auch der Wegfall bisheriger Insellösungen trägt deutlich zum effizienten Arbeitsablauf bei: FlowFact Immobilien CRM besitzt Schnittstellen zu den Hausverwaltungssoftwares von Domus, Alco, CSI und GFAD sowie zur Hausbank München. Hierdurch müssen alle Daten nur einmal erfasst werden und stehen jederzeit zur Verfügung.

Definition gewünschter Funktionalitäten der Hausverwalter-Edition
In die Zukunft war der Blick der Hausverwalter – teilgenommen haben Brigitte Stenders von Stenders & Partner Hausverwaltung, Dr. Werner Schrödl von der G.S. Hausverwaltung GmbH, Thomas Hüttl von der Contecta Immobilienverwaltung GmbH, Lorenz Kaiser von der Hausverwaltung Hecker / Nachf. Kaiser, Marco Brodmerkel von der BROMA Grundstücks- und Vermögensverwaltungs GmbH, Klaus Schütt von Hans Schütt Immobilien und Martin Wildtraut von der Peter Busch Immobilien GmbH – gerichtet. Die Gruppe definierte gemeinsam mit Vorstand Jörg Winterlich und Aufsichtsratmitglied und Consultant Holm Mai (beide FlowFact AG) gewünschte Neuentwicklungen. Insbesondere eine automatische Prozessunterstützung, die Zeiterfassung von Aktivitäten pro Mitarbeiter und pro Objekt, das Controlling aller Arbeitsprozesse, die Etablierung von Werkzeugen zur inhaltlichen Vorbereitung von WEG-Versammlungen und nachvollziehbare Dokumentationen der tatsächlichen Organisationsleistung der Verwalter definierten die Experten gegenüber der FlowFact AG als wichtige zu realisierende Funktionen.

Unterstützung der ISO-Zertifizierung durch vordefinierte Prozesse
Die ISO-Zertifizierung für Hausverwalter gehörte ebenfalls zu den diskutierten Themen. Gemeinsam mit Teilnehmer Jörg Wirtz von der InRaCon International Rating and Consulting GmbH, einer Gesellschaft zur Zertifizierungsbegleitung für Verwalter, definierte die Expertengruppe die Zertifizierung unterstützende Prozesse, die demnächst in FlowFact abgebildet werden können.

Zeitnahe Umsetzung in die Praxis
„Das Gespräch mit Verwaltungsunternehmen, die tagtäglich unsere Software einsetzen, ist unabdingbar für eine zielgerichtete Weiterentwicklung der Hausverwalter-Edition“, so Jörg Winterlich zum Hintergrund des Treffens. „Nur im Austausch mit der Praxis kann ein CRM-Tool wirklichen Nutzen bringen. Die erarbeiteten Anregungen werden jetzt umgesetzt und in der nächsten Version bereits zum Einsatz kommen.“