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EDV-Unterstützung für das Bauprojektmanagement

In der baubetrieblichen Praxis wird der Begriff des Projektmanagements oft sehr eingeschränkt interpretiert. Er deckt dann beispielsweise nur den Bauzeitenplan ab. Fasst man den Begriff jedoch weiter, so beinhaltet dieses Management alle mit dem Projekt im Zusammenhang stehenden Prozessschritte. Dieser Beitrag konzentriert sich auf Verlustquellen im Prozess, die sich mit geeigneten EDV-Lösungen minimieren lassen.

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Management-Defizite

Typische Mängel sind mit hohem Übereinstimmungsgrad in verschiedenen Studien identifiziert worden (siehe Anhang). Ein anschauliches Beispiel dafür sind die ‚Strategien zur Substanzerhaltung nordrhein-westfälischer Bauunternehmen' der Zukunftsinitiative Bau NRW.
Noch immer werden die Bedeutung der internen Organisation und deren Auswirkung auf den Unternehmenserfolg sträflich unterschätzt. Schwachstellen beim Projektmanagement und bei der internen Kommunikation lassen sich in den meisten Baubetrieben erkennen. Sie haben eine erhebliche Hebelwirkung auf das operative Ergebnis. Und das betrifft alle Stadien der Wertschöpfungskette - von der Akquise über die Baudurchführung bis zur Gewährleistungsphase.

Hohes Optimierungspotenzial - Design2Cost

Bis zu zwei Drittel der Verlustquellen liegen schon in der Phase vor Auftragserteilung - insbesondere bei der Selektion und in der Ausarbeitung der Angebote. Deshalb muss Augenmerk auf alle Faktoren gerichtet werden, die zu einer Optimierung dieser Phase führen können. Das betrifft zum einen die Frage, bei welchen potenziellen Projekten überhaupt, und gegebenenfalls wie viel Aufwand betrieben wird. Zum anderen die Frage, mit welchen Methoden und Werkzeugen das Angebot bestmöglich ausgearbeitet wird.
Liefert die im Controlling eingesetzte Software eine Auswertung der Rendite der einzelnen Bauprojekte gruppiert nach Leistungsbereichen, Sparten, Gewerken, Kunden, Kundengruppen etc., so hat die Geschäftsleitung eine hervorragende Entscheidungsgrundlage für eine passende Projekt- bzw. Leistungsauswahl zur Hand. Solche Möglichkeiten sind bei modernen Kostenrechnungsprogrammen eine Selbstverständlichkeit - leider aber in den meisten Baubetrieben noch kein gelebtes Steuerungsinstrument.
Speziell Generalunternehmen, Schlüsselfertigbauer und Fertighaushersteller profitieren vor allem in der Angebotsphase, wenn sich Mengen und Kosten schnell, zuverlässig und VOB-gerecht ermitteln lassen. Mit der Nemetschek-Lösung Design2Cost können sie beispielsweise Produktivitätssteigerungen um bis zu 70 Prozent erzielen. Gleichzeitig minimieren sie mit ihr unter anderem das Mengenrisiko bei schlüsselfertigen Pauschalpreisangeboten und die Leistungslücken in der Ausführung.
Ein enormes Optimierungspotenzial kommt durch die Flexibilität und Schnelligkeit von Design2Cost bei Änderungswünschen zum Tragen: Vom Bauherrn gewünschte Änderungen fließen in das Gebäudemodell und damit automatisch auch in die Mengen- und Kostenermittlung ein. Das steigert die Beratungskompetenz der Kalkulatoren gegenüber dem Auftraggeber erheblich. Sie können damit beispielsweise problemlos mehrere Varianten inklusive Kostenaufstellungen anfertigen und unter verschiedenen Blickwinkeln miteinander vergleichen. Durch ihre integrierten Plausibilitätsprüfungen macht die intelligente Lösung sogar auf Widersprüche und Unstimmigkeiten in den Plänen aufmerksam.
Kennt man bei Auftragsverhandlungen die Selbstkosten des Projekts mit absoluter Sicherheit, kann der Preiskampf zu keiner Auftragssumme führen, die nicht auskömmlich ist. Effiziente Kalkulationssoftware schafft die hierzu notwendige Transparenz - auch unter Berücksichtigung potenzieller Nachträge und unter Einbezug von Sondervorschlägen.

Erfolgskritische Faktoren

Probleme und Unzulänglichkeiten in der (Projekt-)Kommunikation müssen oft auch als eigentliche Quellen für Verluste festgestellt werden. Informationsdefizite, Schnittstellenprobleme, mangelnde Dokumentation u.a. tauchen in der Liste der vermeidbaren Schwachstellen am häufigsten auf. Ein Beispiel hierfür sind Informationsverluste beim Übergang des Projekts von der Kalkulation zur Bauleitung. Aber auch diese Situation ist alltäglich: Ein potenzieller Kunde hat eine Frage zu einem Angebotsdetail und bezieht sich auf den 'Sondervorschlag X'. Da der Sachbearbeiter nicht erreichbar ist, wird eine Telefonnotiz aufgenommen und an die betreffende Person weiter gereicht. Entscheidend ist nun, ob sicher gestellt ist, dass dabei möglichst kein Informationsgehalt verloren geht. Wichtig, dass der Rückruf auch tatsächlich erfolgt und dem Rückrufer dafür alle relevanten Informationen ‚rund um das Thema' zur Verfügung stehen, damit er dem Gesprächspartner gegenüber kompetent auftreten kann.
Es sind häufig die ganz einfachen Dinge, die z.B. die Projektleitung entlasten könnten, damit mehr Zeit für Produktives bleibt. Stehen dem Projektleiter wichtige Daten und Dokumente 'auf Knopfdruck' zur Verfügung, anstatt sie aufwändig recherchieren zu müssen, kann er die gewonnene Zeit nutzbringender z.B. für das Gespräch mit dem Bauherren einsetzen. Ist keine gemeinsame Informationsplattform verfügbar, werden von der Bauleitung häufig spontane Entscheidungen ohne ausreichende Faktenbasis getroffen. Die sich daraus ergebenden Gefahren müssen sicher nicht näher erläutert werden. Und obwohl man diese Risiken mit einer Software-gestützten 'digitale Projektakte' nachhaltig reduzieren könnte, ist das in vielen Unternehmen noch immer an der Tagesordnung.
Funktioniert eine solche Informations- und Kommunikationsplattform innerhalb einer Unternehmung, dann kann sie dank Internet auch externen Projektbeteiligten von Nutzen sein. Deshalb sollte darauf geachtet werden, dass eine Softwarelösung für das Projektmanagement auch auf die externen Partner der Baustelle ausgeweitet werden kann. Die Kommunikation zwischen Planern, Fachingenieuren, Bauunternehmen, Subunternehmern und vielleicht auch dem Bauherren wird dadurch deutlich optimiert.

Fazit

Defizite im Bereich der Projektplanungs- und Steuerungsinstrumente bieten nicht nur bei Kreditgebern Anlass zur Kritik. Sie führen regelmäßig auch zu verspätetem Erkennen und danach zu längst überfälliger Reaktion bei der Bewältigung substanzgefährdenden Abweichungen vom Soll. Um dem entgegen zu wirken, ist der Einsatz geeigneter Softwareinstrumente zur Planung, Steuerung sowie zur effizienten Projekt-Kommunikation unverzichtbar geworden.

Anhang (Typische Mängel im Management):
Angebotsbearbeitung:
- Verzettelung auf zu viele Projekte, ohne klare Schwerpunktbildung (Profitabilität)
- Effizienzlücken bei der Angebotskalkulation
- Zu wenig eingereichte Sondervorschläge
- Funktionalausschreibungen nicht aufgefächert
- Unzureichender Know-How-Transfer im Unternehmen
Auftragsverhandlung:
- Mangelnde Verhandlungsvorbereitung (Preisuntergrenze, Konditionen, ..)
- Gesamtbauzeit und Planungsvorlauf zu knapp bemessen
- Verhandlungsergebnisse unzureichend dokumentiert
Arbeitsvorbereitung:
- Fehlende oder unzureichende Funktionen in der Bauvorbereitung
- Übergabe von Kalkulation an Bauabwicklung mit Informationsverlust
- Nicht ausreichende Unterstützungsleistungen (Terminplan, Arbeitskalkulation, ...)
Baudurchführung:
- Budgetabweichungen
- Schnittstellenprobleme bei der Koordination verschiedener Gewerke
- Mangelndes Nachunternehmer-Management

Autor: Wolfgang Götz
Fotos: Nemetschek
Quelle: Nemetschek Bausoftware GmbH